Studie zur Nutzung von Firmen-Intranets

Jeder Zweite ist mit seinem Intranet nicht zufrieden

78% der Beschäftigten von deutschen Großunternehmen nutzen ihr Firmen-Intranet mindestens einmal täglich – aber nur jeder Zweite ist mit seinem wirklich zufrieden. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Marktforschungsinstituts Facit Digital unter 500 Angestellten deutscher Unternehmen mit 10.000 und mehr Mitarbeitern.

Am zufriedensten mit ihren Intranets sind Mitarbeiter der Branchen Metall & Elektronik (71%), Finanzen & Versicherungen (66%), Chemie & Pharma (63%), Telekommunikation & IT (61%) und Automobil (59%). Unter die 50%-Marke rutschen hingegen die Branchen Handel (49%), Öffentlicher Dienst (47%) und Transport & Logistik (45%) – im Schnitt liegt die Zufriedenheit bei 55%, damit ist aber fast jeder zweite Mitarbeiter der abgefragten Unternehmen mit seiner Intranet-Lösung nicht zufrieden.

Nutzungshäufigkeit und -dauer

Fast 80% der Befragten nutzen ihr Intranet mindestens ein Mal pro Tag.

Über die Hälfte sogar mehrmals täglich. Und mehr als ein Viertel dabei auch länger als 15 Minuten.

      Genutze Dienste und Tools

      Besonders häufig nutzen Mitarbeiter Dienste wie Arbeitszeitverwaltung, Urlaubsanträge, Mitarbeiterverzeichnis und interne Nachrichten, Fachartikel, Informationen zu Produkten und Lösungen des eigenen Unternehmens, Informationen und Buchung interner Weiterbildungsmöglichkeiten und vor allem die Suchfunktion. Vergleichsweise selten genutzt werden „soziale“ Angebote wie Linklisten und Social Bookmarks, Foren und Blogs, Fotogalerien und Videos von Firmenveranstaltungen sowie Sport- und Freizeitangebote.

      Aktuelle NutzungNutzungZufriedenheit
      Interne News54%59%
      Arbeitszeitverwaltung47%68%
      Mitarbeiterverzeichnis & Adressbuch40%65%
      Suchfunktion37%52%
      Fachartikel35%56%
      Informationen zu Produkten & Lösungen33%48%
      Urlaubsantrag31%66%
      Interne Weiterbildungsmöglichkeiten30%53%
      Speise-/Kantinenplan29%61%
      Termin-/Eventkalender27%54%
      Freigabeprozesse24%56%
      Interner Chat/Instant Messaging mit Kollegen24%60%
      Buchung von Ressourcen/Räumen23%55%
      Schwarzes Brett/Pinnwand22%48%
      Privater Gruppen-/Teambereich22%50%
      Eigenes Nutzerprofil22%54%
      Veranstaltungen21%50%
      Online-Firmenzeitschrift/Mitarbeiter-Magazin21%56%
      Firmen-Wiki (Glossar)20%47%
      Neue Mitarbeiter20%50%
      FAQ/häufige Fragen19%47%
      Störungsmeldungen19%47%
      Intranet-Handbuch/Tutorial19%50%
      Reisekostenabrechnung18%53%
      Markt-/Branchennews18%54%
      IT-Support-Anfrage18%55%
      Foren/ Blogs15%42%
      Linklisten/Social Bookmarks11%41%
      Galerie/Videos10%44%
      Sport-/Freizeitangebote10%47%

      User wünschen sich eine intelligente Suchfunktion

      Eine intelligente Suchfunktion für 71% der Befragten die mit Abstand wichtigste Zutat für ein gutes Intranet. Und auch wenn diese aktuell in den Intranets oft genutzt wird, ist nur etwas mehr als die Hälfte damit zufrieden.

      Künftige FunktionenWichtigkeit
      Intelligente Suchfunktion71%
      Bewährte Strukturen, die es für alle verwendbar machen56%
      Integration versch. Unternehmenssysteme (z.B. SAP)52%
      Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege49%
      Eine Art soziales Kollegennetzwerk45%
      Mobil & flexibel von jedem Ort und Device aus zugreifbar39%
      Angepasste Nutzung für alle Endgeräte36%
      Personalisierte Startseite35%
      Auch als mobile App verfügbar27%
      Möglichkeit zum kollaborativen Arbeiten25%
      Kommentarfunktion unter Inhalten/ Beiträgen22%
      Echtzeit-Chat mit Kollegen21%

      Größte Herausforderungen: Bedienbarkeit und Verortung von Inhalten

      Der größte Handlungsbedarf liegt bei deutschen Intranets in den Bereichen Usability und Informationsarchitektur, also der Verortung der Inhalte und Funktionen des Intranets. Beide Bereiche sind für die Zufriedenheit der Nutzer am wichtigsten – gleichzeitig sind hier besonders viele Nutzer unzufrieden:

      • Informationsarchitektur: 38% der Befragten finden, dass die Verortung der Inhalte nicht immer nachvollziehbar sei.
      • Usability: Nur 58% sagen, dass die Nutzung des Intranets ihnen zu effizienterer Arbeit verhilft. Nur 64% finden gesuchte Informationen in einer angemessenen Frist.

      Handlungsbedarf gibt es auch bei (für die Nutzer allerdings nachrangigen) „weichen“ Faktoren wir der Vermittlung eines Gefühls der Zusammengehörigkeit und der Identifikation mit dem Unternehmen.

      Künftig wichtig: Mobiler Zugriff

      Während laut Arbeitsgemeinschaft Online Forschung aktuell 73% der deutschen Internetnutzer allgemeine mobile Angebote nutzen, können nur 29% mobil auf ihr Intranet zuzugreifen. Nur 39% hiervon sprechen von einer guten Benutzbarkeit ihres Intranets auf mobilen Geräten. Uneingeschränkte Mobilfähigkeit sehen die User denn auch als wichtigstes Trendthema bei Intranets.

      Welche Inhalte des Intranets künftig an Bedeutung gewinnen, sehen Sie hier:

      Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor

      Fast die Hälfte der Befragten (46%) nutzt das Intranet mindestens zehn Minuten pro Sitzung. Bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern würden somit über 2.000 Personentage pro Jahr auf die Nutzung des Intranets entfallen. „Ein effizient nutzbares Intranet kann in Unternehmen beträchtliche Arbeitszeiten und somit Kosten einsparen“, sagt Michael Wörmann, Geschäftsführer von Facit Digital. Allerdings würden Intranets seltener optimiert als beispielsweise E-Commerce-Websites, bei denen Mehrumsätze durch bessere Usability sofort sichtbar seien.

      Kontakt

      Michael Wörmann
      Facit Digital
      m.woermann@facit-group.com
      +49897404205560

      Presseanfragen

      Florian Stemmler
      Serviceplan Gruppe
      f.stemmler@serviceplan.com
      Tel. +49402022888121